VOTRE FACTURE POSTALE

 

 
 
FONCTIONNALITES
 
   Modification et enrichissement d'un fichier d'édition AFP ou LIGNE à LIGNE
   Enrichissement par insertion de critères permettant :
     L'éclatement automatique dans un produit de gestion d'états (critères non présent dans la page),
     La reprise totale ou partielle d'un fichier sans avoir besoin de refaire le traitement intégralement,
     La gestion automatisée de mise sous pli (codes OMR ou à barres),
     la gestion automatisée des envois postaux (agrée PTT).
   Affranchissement informatique
   Edition de bordereaux postaux journaliers et mensuels.
   Reprise et modification de l'affranchissement informatique (date, poids...)

Actuellement, les états sont constitués par un applicatif, qui doit intégrer tous les impondérables dûs à la production dans son algorythme afin de permettre une reprise ou une répétition plus aisée.

Exemples : dans le cas d'incidents matériels ou logiciels, ne permettant pas l'édition d'un état courrier prévu pour le jour même, ou créer par anticipation mais dont la sortie est retardée,l'application doit être relancée pour modifier la date d'expédition (date légale de remise postale), ou ajouter des documents annexes à la mise sous pli, ou recalculer le poids des plis pour préparer les bacs postaux, etc...
 
PRODUCTION
 
Contrôle : Toutes les phases de remplissage du Référentiel, de l'impression, de l'enrichissement des pages d'un état, de la mise sous pli et de l'envoi aux Postes sont contrôlées et gérées par la production.
 
Automatisation Sécurité : Toutes les données servant à la constitution d'un état, à son acheminement sont définies et regroupées dans un référentiel (échéancier de remise postale).
 
Reprise : Les fichiers d'éditions sont repris et retraités sous l'égide de la production après incidents ou besoins de compléments de Post-Production sans retraitement de l'applicatif.
Les lots ou paquets d'envois postaux annulés peuvent être retraités séparément.
 
Annulation : Les lots ou paquets d'envois aux Postes peuvent être annulés avant leur envoi et la facture postale est automatiquement décrémentée (bordereaux de contrôle journaliers et mensuels).
 
Enrichissement : Les fichiers d'édition applicatif (AFP/IPDS ou ligne à ligne) sont enrichis par les informations du référentiel nécessaires à l'affranchissement informatique, à la mise sous pli, à l'éclatement automatique d'un gestionnaire d'états, et ce en l'emplacement de votre choix dans la page.
 
Indépendance Sécurité : Toutes les modifications et reprises inhérantes à la production ne sont plus assujeties à un retraitement applicatif.
 
Disponibilité : Les responsables des différents postes de production peuvent modifier le référentiel et retraiter un fichier ou lot de leur choix.
 
Récapitulatif : Tous les ordres d'envois postaux font l'objet de calculs et de rapports sous forme de bordereaux remis aux postes. Ce qui permet un contrôle des bacs et des coûts.
 
Souplesse : C'est au moment de la chaîne de Post-Production que vous intervenez sur l'enrichissement de vos courriers et non au niveau applicatif.
C'est en général en Post-Production que peuvent apparaître le plus d'incidents possibles sur la constitution des envois et retarder leur expédition.
 
Economie : Agréé par la Poste, vous obtenez votre numéro d'identification et vous pouvez obtenir un taux de remise sur vos envois, puisque vous constituez les bacs postaux aux normes, et vous emettez des bordereaux de contrôle et de facturation également aux normes des Postes.
Vous économisez sur le temps de retraitement d'un lot pour tous les aléas de constitution des envois.
Vous réduisez le besoin d'avoir une machine d'oblitération automatique avec le positionnement de la ligne d'Affranchissement Informatique.
 
DEFINITION
 
Document : Un document est un ensemble de pages à éditer appartenant au même individu pour un état donné. Il peut y avoir une ou plusieurs pages par document (pli).
 
Code Etat : C'est un type de courrier ou état, il ne peut y avoir plusieurs codes états identiques pour un individu. Un individu peut avoir plusieurs codes états.
 
Ordre de Fabrication ou Numéro de Lot : L'ordre de fabrication est un ensemble de document dont les opérations de fabrication sont identiques ainsi que les propriétés physiques.
Un Ordre de Fabrication est constitué d'un ensemble d'états ayant :
    une date d'exploitation identique.
    un même papier, une même date d'AI, etc...
 
OMR : Ce sont des tirets horizontaux espacés de 1/6ème de pouce qui permettent de piloter la mise sous pli selon le type de machine.
 
Code à Barres : A la même fonction que l'OMR, mais pour un autre type de machine.
 
Ligne d'Affranchissement Informatique : Cette ligne est rajoutée sur la première ligne dans la fenêtre d'adresse d'un pli. Elle évite l'utilisation d'une affranchisseuse.
De plus, elle est indispensable dans le cas de l'utilisation d'une mise sous pli à haute vitesse.
Les informations que possède la ligne sont imposées par la Poste.

Constitution :
    Numéro d'autorisation
    Bureau de dépôt
    Numéro d'identification
    Date de dépôt (date d'AI)
    Catégorie de l'objet (Vitesse)
    Poids de l'objet
    Montant de l'affranchissement.
 
DESCRIPTIF
 
Référentiel et Bordereaux
 
Constitution du référentiel :
    Enregistrer les paramètres généraux de l'entreprise ainsi que les paramètres spécifiques de chaque état.
    Consulter et Modifier ces paramètres.
    Décrire les états, les papiers, les gammes de fabrication des lots (taille, poids des enveloppes, type d'édition, nombre de bacs d'annexe...)
    Effectuer des recherches sur les caractéristiques d'un état.
    Constituer un puits unique de toutes les données nécessaires à l'Affranchissement Informatique (AI), (Poids, vitesse, numéro de lot, date, tarif, ville mécanisée,...)
    Donner les éléments constitutifs de la mise sous pli par état (Appel d'annexes, positionnement des codes OMR ou à Barres,...)
    Constitution d'un calendrier propre à l'entreprise afin de respecter les dates ouvrées de remise postale (Nombre de jours de décalage entre constitution et impression, contrôle de cohérence de dates,...)

Bordereaux :
    Consultation d'un lot possédant de l'Affranchissement Informatique (AI).
    Sélection d'un ou de plusieurs lots pour édition d'un bordereau de remise Postale (la date devant être la même que celle de l'AI).
    Contrôle de cohérence des dates, des poids, des tarifs.
    Récapitulatif des coûts, des poids en Online et sur le bordereau.
    Contrôle et description des " Fautés ", (ensemble de plis ne pouvant pas être remis à la poste immédiatement) et déduction sur le bordereau des " fautés ".
    Constitution des borderaux aux normes et standards de la POSTE.
    Annulation de lot et son motif de non distribution pour permettre le suivi entre la Poste et l'Entreprise.
    Reprise d'AI, pour permettre le retraitement d'un ensemble de plis non encore édité, ou partiellement édité.
 
Enrichissement des Fichiers et Constitution de Flots de Données
 
Ce programme permet à partir du Référentiel de passer les informations nécessaires à l'enrichissement des pages :
   pour le code OMR
   et / ou le code à Barres
   la ligne d'affranchissement informatique
   un numéro séquentiel de page dans un lot
   une ligne permettant l'éclatement automatique par un gestionnaire d'états.

En plus, ce programme modifie les enregistrements de début de lot pour insérer les informations nécessaires à l'impression de bannières :
   code des annexes et des bacs de mise sous plis.
   la gamme de façonnage.
   le nom du programme de mise sous pli.
   le code papier.
   le type d'enveloppe.
   la vitesse et le tarif d'affranchissement.
   l'ordre de fabrication.

Ce programme permet également :
    d'éditer par lot de fabrication l'ensemble des états constitués.
    d'inverser l'ordre de présentation des pages d'un document ou pli, pour satisfaire au type de conditionnement du  papier (bobine, carton, page).
    de calculer pour chaque Lot, le poids et le tarif devant apparaître dans la fenêtre de l'Affranchissement Informatique.
    de tenir compte des villes mécanisées (terme des Postes pour définir un centre de tri automatisé), et créé des Lots différents pour ces centres, permettant de faciliter l'acheminement par constitution des bacs postaux.

De plus, dans le cas d'édition de bannière, un exit de PSF détermine la séparation de Lot et conditionne l'édition de la nouvelle Bannière.
 
Fichiers en Entrée

    Le référentiel, ce fichier contient l'ensemble des informations relatives à un état à destination de la Poste. Utilisé en lecture seulement.
    Base AI, la base d'Affranchissement Informatique possède un enregistrement par Ordre de Fabrication. Utilisée en MAJ.
    Fichier applicatif, le fichier sera préfixé et pourra être en mode PAGE (AFP) ou en mode LIGNE à LIGNE.
    Paramétrage, SYSIN avec date= AAAAMMJJ, nom du job sur huit caractères.
    Fichier des lots, contient uniquement les 16 premiers caractères du lot, permettant pour une journée donnée d'assurer l'unicité du code lot
 
Fichiers en Sortie

    Fichier NON PTT, tous les états qui dans le référentiel ne sont pas à destination de la Poste.
    Fichier PTT, tous les états à destination de la Poste qui doivent passer par une mise sous pli, et qui nécessitent un codage OMR, un code à barres, et/ou un affranchissement Informatique.
    Fichier REBUT, les états devant passer en mise sous pli mais dont les caractéristiques dans le référentiel ne le permettent pas. (Exemples: nombre d'annexes supérieur au nombre de bacs, poids trop important par rapport au référentiel)
    Fichier Statistique, un enregistrement par document comprenant toutes les informations Page du document.
 
Enrichissement des Pages

Insertion des informations selon le type de courrier :

en AFP, à la position (x,y) souhaitée :
   Ligne d'affranchissement Informatique
   Numéro du Document dans le Lot
   Code OMR
   Code à Barres
   Ligne d'éclatement informatique

en Ligne à Ligne, à la position (ligne/colonne) souhaitée :
   Ligne d'affranchissement Informatique
   Numéro du Document dans le Lot
   Code OMR
   Ligne d'éclatement informatique

Il n'y a pas de gestion des codes barres possible avec des imprimantes à impact.
 
Prérequis

   MVS
   TSO/ISPF
   VSAM
   COBOL II
 
Modification

Programmes d'édition pour insertion d'informations, si non présentes dans les états.
Soit sous forme de Préfixe sur chaque enregistrement, soit par création d'enregistrement en tête de fichier d'édition et en tête de page.

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